本文目录
每次都从空白文档开始设置格式，时间就消耗在这些重复劳动上。
先整理常用版式
报告、通知、方案各有固定结构。用WPS文字归类整理，模板不会一开始就太多。
把样式一次设好
标题、正文、提示框样式全部定义。用WPS文字设置样式后另存为模板，新文件自动带格式。
页面设置一起保存
页边距、纸张方向、页眉页脚都写进模板。用WPS文字保存设置，新建时不必重新配置。
预留内容占位符
用方括号标出需要替换的位置。用WPS文字写下说明，使用者不容易漏填。
样式命名清晰
把用途写进样式名称。用WPS文字规范命名，套用时不会选错。
模板里放检查清单
把容易遗漏的核对项写在首页。用WPS文字提醒使用者，交付质量更稳定。
更新模板的时机
发现不足时立刻改，而不是攒着。用WPS文字及时更新，模板会越来越顺手。
保留历史版本
改动较大时另存一份旧版。用WPS文字保留备查，出现问题时能退回。
共享给同事
把模板放在共享目录并说明用途。用WPS文字附上简短说明，取用时不会拿错。
约定谁维护
指定维护人，避免版本混乱。用WPS办公写进说明，更新有明确责任人。
控制模板数量
同类模板保留最常用的两三个。用WPS办公精简目录，选择时更果断。
从旧文档提炼模板
把做得好的一份改造成模板最快。用WPS文字删去具体内容，保留结构与样式。
模板与素材一起管理
配图素材与文档模板放在同一体系下。用WPS办公统一目录，取用时更方便。
检查模板是否过期
每季度确认一次是否符合当前要求。用WPS文字更新内容，避免沿用旧规范。
用模板统一多人协作
多人写作先统一模板。用WPS文字合并各部分，格式冲突会少很多。
把使用中的问题记下来
使用时发现不便就记录。用WPS文字汇总，集中修改一次即可。
导出前确认格式
确认模板样式在不同设备上正常。用WPS文字导出PDF查看，版式保持一致。
模板使用后要反馈改进
使用者遇到不便时及时提出。用WPS文字汇总意见，集中修改一次，模板会越来越贴合实际需要。
把模板与说明放在一起
模板旁边附一份简短说明。用WPS文字写清适用范围与字段含义，取用的人不必再问。
小结
模板复用的关键是样式集中、占位明确、持续更新。用WPS文字把模板维护好，日常写作的起点就高了一截。
